Fördelarna och stegen att följa
En kunskapsdatabas är en sökbar katalog med innehåll som beskriver dina produkter eller tjänster och hur de används.
Kunskapsdatabaser innehåller en mängd olika information och har som syfte att bidra till att besvara vanliga frågor. Det kan handla om användarfrågor, hjälpa användare att felsöka problem och också internt i en verksamhet för att hjälpa medarbetare att hitta information för att lösa egna problem och frågor eller som stöd i dialogen med kunder och medarbetare.
En utmaning brukar vara att bygga och underhålla en kunskapsdatabas för att vara så uppdaterad och enkel att använda som möjligt. Att lyckas med att bygga en effektiv kunskapsdatabas är avgörande för att förbättra produktiviteten och minska kostnaderna i många företag och organisationer.
Genom att använda Shift Left-metoden kan du bygga en kunskapsdatabas som är mer användarvänlig och som gör det lättare att hitta den information som behövs för att lösa problem. I denna bloggpost beskriver vi hur du kan bygga en kunskapsdatabas med Shift Left som utgångspunkt.
Vad är Shift Left?
Shift Left är en metod som används inom mjukvaruutveckling och syftar till att flytta testningen och problemidentifieringen till en tidigare fas i utvecklingscykeln. Genom att använda Shift Left-metoden kan du upptäcka problem tidigare i processen, vilket gör det lättare och billigare att åtgärda dem.
Att bygga en kunskapsdatabas med Shift Left som utgångspunkt
När du bygger en kunskapsdatabas med Shift Left som utgångspunkt finns det några viktiga steg att följa:
Identifiera behoven
Det första steget är att identifiera de behov som din kunskapsdatabas förväntas bidra med stöd för. Vilka typer av problem kommer din databas att hjälpa till att lösa? Vilken typ av information behöver användarna för att lösa dessa problem?
Skapa en grundläggande struktur
Nästa steg är att skapa en grundläggande struktur. Detta inkluderar att bestämma hur du kommer att organisera och kategorisera informationen. Använd perspektiven “hur man enklast hittar information” och “hur man enklast underhåller och håller information aktuell”.
Skapa innehåll
Nu är det dags att börja lägga till innehåll i din databas. Du kan börja med att skriva artiklar om de vanligaste problemen som användarna stöter på och hur man själv kan lösa dessa. Börja enkelt med att till exempel ange ett svar på hur ett problem kan lösas i stället för att ha många alternativ. Du kan alltid lägga till fler svar framöver.
Testa och validera
När du har skapat innehåll behöver du testa och validera det. Detta innebär att du ser till att informationen i databasen är korrekt och att användarna kan hitta den information som de behöver. Be någon läsa igenom det du skrivit och lagt upp, är det begripligt? Enkelt att hitta?
Uppdatera och underhåll
En kunskapsdatabas är inte statisk utan behöver kontinuerligt uppdateras och underhållas. Detta innebär att du behöver lägga till ny information och ta bort gammal information när det blir irrelevant. Sätt till exempel upp en rutin för att utvärdera kunskapsdatabasen och uppdatering i samband med det.
Fördelar med att använda Shift Left vid byggandet av en kunskapsdatabas
Genom att använda Shift Left-metoden vid byggandet av en kunskapsdatabas kan du dra nytta av följande fördelar:
Färre fel
Genom att upptäcka problem tidigt i processen kan du minska risken för fel och problem som kan leda till dyra missförstånd eller problem för användarna.
Bättre användarupplevelse
Genom att använda Shift Left-metoden kan du se till att din kunskapsdatabas är mer användarvänlig. Genom att lägga till information tidigt i processen kan du se till att den är lätt att hitta och att användarna inte behöver söka efter informationen de behöver.
Ökad produktivitet
Genom att ha en välorganiserad kunskapsdatabas som är lätt att använda kan du öka produktiviteten för dina kunder och/eller medarbetare. Användarna kan hitta den information som de behöver snabbt och enkelt, vilket innebär att de kan arbeta mer effektivt.
Minskade kostnader
Genom att upptäcka problem tidigt och göra informationen lätt tillgänglig kan du minska kostnaderna för support och felhantering. Användarna kan själva hitta informationen de behöver för att lösa problem, vilket innebär att fler kan få hjälp snabbare utan att du behöver anställa mer supportpersonal.
Sammanfattning
Att bygga en kunskapsdatabas med Shift Left som utgångspunkt kan hjälpa dig att skapa en välorganiserad och användarvänlig databas. Genom att identifiera behoven, skapa en grundläggande struktur, skapa innehåll, testa och validera samt uppdatera och underhålla din databas ökar sannolikheten för att du har en kunskapsdatabas som uppskattas och används. Detta leder till färre fel, bättre användarupplevelse, ökad produktivitet och minskade kostnader för support och felhantering.